Microsoft Access ist eine Datenbank. Das führt zu der Frage, was ist denn eigentlich eine Datenbank? Nun das ist recht einfach zu beantworten. Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen. Hier einige Beispiele für eine Datenbank:

• Filme in einer Videothek
  
  
• Veranstaltungen im Vereinslokal
  
  
• Ressourcen von Projekten
  
  
• Lieferanten einer Firma
  
  

Eine Datenbank ist also eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Zweck. Sie besteht aus Tabellen, Formularen, Abfragen, Berichten, Makros, Modulen und Datenzugriffsseiten.

Früher benutzte man Karteikästen um solche Daten zu erfassen und zu verwalten. Diese enthielten dann die Karteikarten, welche wiederum die einzelnen Informationen zum jeweiligen Thema enthielten. Nehmen Sie beispielsweise an, die Telefonnummern Ihrer Lieferanten sind an unterschiedlichen Stellen verzeichnet: auf Karteikarten, die die Telefonnummern von Lieferanten enthalten, in Produktinformationsunterlagen in einem Aktenschrank und in einer Kalkulationstabelle, die Auftragsinformationen enthält. Wenn sich die Telefonnummer eines Lieferanten ändert, müssen Sie diese Informationen evtl. an allen drei Stellen aktualisieren. Wenn Sie stattdessen eine Datenbank verwenden, müssen Sie diese Angaben nur einmal aktualisieren. Die Telefonnummer des Lieferanten wird automatisch aktualisiert, unabhängig davon, wie Sie in der Datenbank darauf zugreifen.

In einer Datenbank haben sie also Tabellen, in denen sie die unterschiedlichsten Informationen zu einem bestimmten Thema speichern können. Damit sie Änderungen, die zum Beispiel wie oben erwähnt einen Lieferanten von einer Firma betreffen, nur einmal ändern müssen, werden die verschiedenen Tabellen, welche diesen Lieferanten betreffen miteinander verknüpft. Dadurch bietet Access die Möglichkeit solche Änderungen automatisch zu aktualisieren. Als Beispiel hier ein Bild wie die Tabellen in der Nordwind-Datenbank von Microsoft verknüpft sind:

Zugegeben, die  Nordwind Datenbank von Microsoft ist schon eine etwas größere Datenbank. Als normaler Office Anwender zu Hause werden sie wahrscheinlich nicht unbedingt solch Reihe große Datenbank benötigen. Deshalb keine Angst vor diesem Thema, denn auch Sie sollen erst einmal mit einer etwas kleineren Datenbank arbeiten lernen, bevor wir uns an Reihe richtig große Datenbank ranwagen.

Nach so viel einleitenden Informationen nun endlich zu den einzelnen Tipps für Access:

Tabellen in Access